É necessário mais organização e planejamento da gestão condominial

O eSocial, plataforma que integra o envio de informações para o INSS, Receita Federal, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica Federal, está tirando o sono de muito síndico, principalmente aqueles que não são atendidos por administradoras de condomínio. As novidades trazidas pela plataforma estão obrigando uma mudança de cultura, pois o descumprimento das determinações do eSocial pode gerar multas pesadas. 

Márcio Erli, gerente de negócios da Apsa, explica que todos os colaboradores do condomínio devem constar nos informes da plataforma. “Todos os funcionários devem ser cadastrados, e seus dados cadastrais precisam ser atualizados rapidamente sempre que houver alguma alteração, para evitar multas”, alerta. Dependendo da gravidade da omissão, os valores podem ser de cerca de R$ 200 a R$ 180 mil. Até mesmo os terceirizados deverão ser cadastrados pelas empresas em que trabalham. 

De acordo com Ary Cabral, contador e diretor da AC Assessoria Contábil Condominial, os trabalhadores vão ganhar transparência com o eSocial. “Eles também vão poder consultar se as empresas estão fazendo os recolhimentos de forma correta e nos prazos estabelecidos”, esclarece Ary. 

“Os síndicos devem estar muito atentos aos prazos. As férias dos empregados, por exemplo, devem ser comunicadas ao eSocial antes de seu início. O cadastro da admissão de um novo funcionário também deve ser registrado no sistema até um dia antes do primeiro dia de trabalho. O mesmo vale para aviso prévio e modificações nos contratos de trabalho, já que o eSocial não permite o registro retroativo de informações relativas aos empregados. Caso isso ocorra, o condomínio fica sujeito a multas e fiscalizações de possíveis irregularidades”, destaca Erli.

No caso dos condomínios assessorados por administradoras, o eSocial não trouxe grandes impactos, pois a gestão da plataforma fica a cargo dessas empresas. “Para nós, o sistema não trouxe um efeito negativo, pois já gerenciávamos essas informações dentro dos prazos legais recomendados. Mas, com a vigência do eSocial, é mais importante do que nunca que o síndico lembre de repassar à administradora com antecedência informações como admissões e férias, para evitar multas por atraso no envio desses dados”, afirma o gerente de negócios da Apsa.

“O cadastro do empregado tem que estar completo sem faltar nada, desde a cópia de documentos como o cartão de vacinação dos filhos. É um sistema muito complexo ainda, e só com a evolução é que poderemos ver como vai funcionar”, conta Ary.

A implantação do eSocial nos condomínios está sendo feita de forma gradual. Em setembro, os condomínios deverão enviar as informações dos trabalhadores e seus vínculos (admissões, demissões, afastamentos etc.). Já em novembro, passa a ser obrigatório o envio das folhas de pagamento. O processo avança em 2019 com a substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social), a compensação cruzada e o envio dos dados de segurança e saúde do trabalhador, em janeiro.

Confira os documentos e serviços que serão reunidos no eSocial:
GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
RAIS - Relação Anual de Informações Sociais;
LRE - Livro de Registro de Empregados;
CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho; CD - Comunicação de Dispensa;
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário;
DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais; Folha de pagamento;
GRF – Guia de Recolhimento do FGTS; GPS – Guia da Previdência Social.